Nastavenia

V nastaveniach je možné upraviť správanie programu pri vytváraní cestovných príkazov, prepočtov náhrad, jázd, vytvoriť skupiny rozličných nastavení a prideliť ich skupinám užívateľov, alebo priamo užívateľom, upraviť skupiny oprávnení a jednotlivcom ich prideliť.

Spoločné nastavenia

Cestovný príkaz

Cestovný príkaz - prehľad

• Predvolené filtrovať podľa prihláseného zamestnanca - ak je zakliknuté, pri prvom otvorení okna Cestovných príkazov sa automaticky nastaví filtrovanie cestovných príkazov, v ktorých figuruje prihlásený zamestnanec
• Zobraziť stĺpec externé ID - v prehľade cestovných príkazov sa zobrazí stĺpec s externým ID

Formulár cestovného príkazu

• Evidovať zákazku - pri vytváraní cestovného príkazu je nutné vybrať zákazku, na ktorú bude cestovný príkaz viazaný
• Povoliť zálohu iba v tuzemskej mene - ak je označené, zálohu je možné žiadať iba v tuzemskej mene
• Zobraziť žiadosť o ubytovanie - povoľuje možnosť žiadosti o ubytovanie v cestovnom príkaze
• Pred-plnený účel - pri vytváraní cestovného príkazu sa automaticky predvyplní nastavený účel služobnej cesty

Formulár položky cestovného príkazu

• Predplnené mesto odchodu - prednastavené mesto začiatku služobnej cesty (miesto zamestnania)
• Evidovať vzdialenosť - prepočítava vzdialenosť od začiatku služobnej cesty až po jej koniec
• Zobraziť - prepočítať podľa dochádzkových intervalov - umožnuje v položkách cestovného príkazu prepočítať celkový čas na základe dochádzkových intervalov
• Upravovať stravné a vreckové - vo formulári prepočtu stravných náhrad a vreckového je možné upravovať výsledné hodnoty

Keďže je účel cestovného príkazu, mesto odchodu, štát a mena ako povinný údaj, no predpokladá sa, že väčšinou pôjde o rovnaké údaje, napríklad Služobný, sídlo spoločnosti, je možné tieto polia pri vytvorení nového cestovného príkazu nastaviť ako predplnené.

Automat kontroly cestovného príkazu

• Kontrolovať súvislosť viacdňového tuzmeského cestovného príkazu - kontroluje spojitosť jednotlivých položiek cestovného príkazu, upozornuje ak chýba označenie času medzi položkami

Formulár generovať podľa dochádzkových intervalov

• Prerušenia pre generovanie - výber prerušení z dochádzky, ktoré má považovať ako cestovné položky

Export do knihy jázd

• Exportovaná jazda musí byť totožná s pôvodnou položkou - zabezpečuje, že exportovaná jazda bude totožná s pôvodnou položkou a naopak. Ak je exportovaná jazda upravená, upraví sa aj pôvodná položka a naopak

Poznámka

Export do knihy jázd je možný iba s modulom knihy jázd

Prepočty

• Tuzemsko - štát - automatický výber štátu pri vytváraní cestovného príkazu
• Tuzemsko - mena - automatický výber meny pri vytváraní cestovného príkazu

Náhrady

Náhrady stravné sú vytvorené hlavne pre slovenské zákony a s tým je spojené zautomatizovanie vypĺňania niektorých údajov cestovného príkazu. Prepočet náhrad sa riadi vyplnenými hodnotami.

• Náhrady tuzemsko - stravné
• Náhrady zahraničie - stravné
• Náhrady - jazda súkromným vozidlom

Poznámka

Možnosť kliknutím na tlačidlo "Nastaviť podľa legislatívy" automaticky nastaviť aktuálne náhrady podľa slovenskej legislatívy

---

Kniha jázd

Jazda prehľad

• Predvolené filtrovať podľa prihláseného zamestnanca - ak je zakliknuté, pri prvom otvorení okna Cestovných príkazov sa automaticky nastaví filtrovanie cestovných príkazov, v ktorých figuruje prihlásený zamestnanec

Formulár jazdy

• Pred-plnený účel
• Pred-plnené mesto odchodu
• Pred-plnený štát
• Pred-plnená mena

Keďže je účel jazdy, mesto odchodu, štát a mena ako povinný údaj, no predpokladá sa, že väčšinou pôjde o rovnaké údaje, napríklad Služobný, sídlo spoločnosti, štat v ktorom sa nachádza sídlo spoločnosti, mena ktorá sa používa v danom štáte, je možné si nastaviť ako sa polia predplnia pri vytváraní novej jazdy.

---

Správa modulov

Umožnuje prehľad a zmenu stavu modulov pre webdrive.

---

Skupinové nastavenia

Skupiny nastavení

Cestovný príkaz (skupina nastavení)

Možnosť nastaviť jednu, alebo viac konfigurácií pre schvaľovanie cestovných príkazov.

• Nová skupina
• Zmazať označené
• Hromadná úprava - umožnuje označeným skupinám nastavení upraviť nastavenia spoločne; všetky nezmenené nastavenia ostávajú rozličné podľa nastavení každej skupiny

Cestovný príkaz (nastavenia)

Základné

• Názov
• Skratka
• Poznámka

Nastavenia

• Schvaľovanie

  • Nutnosť schvaľovať cestovné príkazy - v prípade zakliknutia sa nedá ukončiť cestovný príkaz bez požiadania a schválenia

  • Kroky schvaľovania - definuje postupnosť krokov schvaľovania cestovného príkazu

    • Kompletné schvaľovanie
      1. po vytvorení cestovného príkazu je potrebné odoslať ho na schválenie nadriadenému
      2. po návrate z jazdy a úprave hodnôt podľa skutočnosti je potrebné odoslať požiadavku na schválenie cestovného príkazu účtovníkovi
      3. po schválení účtovníkom je potrebné odoslať opätovne požiadavku na schválenie nadriadenému
      4. po schválení cestovného príkazu nadriadeným sa cestovný príkaz uzamkne
    • Kompletné schvaľovanie, účtovník ukončuje - rovnaké ako Kompletné schvaľovanie, po návrate najskôr schvaľuje nadriadený a až potom účtovník
    • Kompletné schvaľovanie, kontrolór, účtovník
    • Schvaľovanie po ceste, iba nadriadeným
    • Schvaľovanie po ceste, nadradeným, účtovníkom
    • Schvaľovanie po ceste, účtovníkom, nadriadeným
    • Schvaľovanie pred cestou nadriadeným, po ceste účtovníkom

  • Schvaľovatelia

    • definovanie užívateľov, ktorí majú právo schvaľovať cestovné príkazy
    • schvaľovatelia sú delení do skupín:
      • Nadriadení
      • HR Nadriadení
      • Generálni nadriadení
      • Účtovníci
      • Finanční kontrolóri
      • Recepční

  • Predvolený schvaľovateľ

    • definovania schvaľovateľa, ktorý bude predvolene nastavený pri vytváraní novej požiadavky o schválenie cestovného príkazu
    • v prípade, že je predvolený schvaľovateľ nastavený ako Všetci, požiadavku môžu spracovávať všetci schvaľovatelia danej skupiny

  • Spoločný email

    • definovanie emailovej adresy skupiny schvaľovateľov, na ktorú sa pošle email o požiadavke na schálenie cestovného príkazu namiesto emailov jednotlivých schvaľovateľov

  • Schvaľovateľ môže upravovať schvaľovaný cestný príkaz

  • Plán zahraničnej cesty musí byť schválený aj generálnym nadriadeným

  • Pred ukončením účtovník doplní externé ID - v kroku Zaútovanie účtovníkom je potrebné doplniť externé ID dokumentu

  • Po schválení plánu cesty pridať prerušenia do dochádzky - automaticky pridá nastavené prerušenie ako plánované prerušenie na dané časové obdobie

  • Prerušenie - ak je označené "Po schválení plánu cesty pridať prerušenia do docházdky" výber systémového prerušenia (Služobná cesta)

  • Po schválení plánu cesty upozorniť účtovníka o požadovanej zálohe

  • Po schválení plánu cesty poslať žiadosť o vydanie zálohy

• Formulár cestovného príkazu

  • Editovať dátum vytvorenia - umožňuje upravovať dátum vytvorenia cestovného príkazu
  • Poskytnúť vreckové pri zahraničných cestách
    • Výška nároku - Aký podiel, v percentách, zo stravného pripadá zamestnancovi ako vreckové

• Výstup

  • Zobraziť dátum podpisovania - nezobrazuje dátum podpísania pri podpisoch nadriadeného, generálneho nadriadeného, účtovníka, hlavného účtovníka, atď.

Prideľovanie skupín

Pomocou pridelenia nastavení cestovného príkazu skupine, alebo jednotlivcovi sa prideľuje aj skupina schvaľovateľov a typ schvaľovania cestovných príkazov

• Spoločnosť - nastavuje sa pre celú spoločnosť
• Stredisko - nastavuje sa pre dané stredisko
• Zamestnanci - nastavuje sa priamo pre zamestnanca

Poznámka

Prioritne sa systém správa podľa pridelených nastavení zamestnancovi, ak neexistuje, tak podľa pridelených nastavení strediska v ktorom sa nachádza a ak neexistujú, tak sa správa podľa nastavení spoločnosti.

V časti Stredisko a Zamestnanci je po označení viacero stredísk/zamestnancov možné hromadné nastavenie pre všetky označené záznamy.

---

Oprávnenia

Skupiny oprávnení

Skupinám oprávnení sa nastavujú možnosti práce s daným modulom a potom sa v systéme prideľuje užívateľ do danej skupiny. Možnosti skupiny oprávnení:

• Upravovať nastavenia - sprístupní nastavenia webdrive
• Admin mazanie - umožní zmazať záznam
• Spravovať - cestovný príkaz - povoľuje upravovať cestovné príkazy
• Upravovať cestovný príkaz ostatných zamestnancov - ak je aj "Spravovať - cestovný príkaz" označené, povoľuje upravovať cestovné príkazy všetkým zamestnancom, ku ktorým má užívateľ oprávnenie prístupu
• Spravovať - kniha jázd - povoľuje prístup do Knihy jázd
• Spravovať - trasy - povoľuje prístup a editáciu trás

Prístup strediská

Vybranému užívateľovi prideľuje oprávnenie pracovať so záznamami modulu označeného strediska a jeho podstredísk, teda v tomto prípade, s cestovnými príkazmi vybraného strediska. Dá sa nastaviť rovnako ako nastavenia modulu webVisitor tlačidlom Nastaviť podľa modulu webVisitor.

---