Cestovný príkaz

Nachádzajú sa tu cestovné príkazy, rozpracované, čakajúce na schválenie a ukončené. Hlavné okno tabuľky cestovných príkazov a možnosti v ňom, okrem základných, sú:

• Nový cestovný príkaz
• Vygenerovať cestovný príkaz - vygeneruje cestovný príkaz podľa dochádzkových intervalov a GPS transakcií vo vybranom časovom období. (Iba s webDrive modulom - Generovanie z GPS súradníc)
• Duplikovať cestovné príkazy - vytvoríte kópiu označeného cestovného príkazu s novým ID dokumentu, môžete zmeniť účel a zamestnanca (zamestnanec je automaticky prednastavený podľa kopírujúceho užívateľa)

Použitie sekundárneho tlačidla myši: Ak použijete sekundárne tlačidlo myši na jedned z cestovných príkazov, otvorí sa vám menu s možnosťami:

• Upraviť cestovný príkaz
• Zmazať
• Zobraziť
• Schvaľovanie
• Duplikovať
• Tlačový výstup

Cestovný príkaz - nový/úprava/prehliadanie

Cestovný príkaz sa skladá zo záložiek Hlavička, Položky a Schvaľovanie. Pri vytváraní nového cestovného príkazu sa najskôr otvorí iba záložka Hlavička. Po jej vyplnení a uložení sa zobrazí záložka Položky a Schvaľovanie.

Hlavička

Hlavička obsahuje:

• ID dokumentu - generuje sa automaticky podľa nastavení, potom sa už nedá zmeniť
• Dátum vytvorenia - generuje sa podľa dňa vytvorenia cestovného príkazu, no je možné dátum upraviť
• Rok
• Kód dokumentu
• Kód nákladového strediska
• Poradové číslo - generuje sa samostatne, možnosť pre-generovať; číselník hodnôt sa nachádza v systémových nastaveniach
• Zamestnanec - prednastavené podľa prihláseného zamestnanca, možné upraviť
• Spolucestujúci - výber spolucestujúcich z číselníka zamestnancov
• Zákazka - Výber z číselníka zákaziek
• Účel - prednastaviteľný, napríklad Služobný
• Požadujem zálohu - možnosť označenia
  • Záloha ak je "Požadujem zálohu" zakliknuté, je možné zadať hodnotu a určiť menu, v ktorej je daná hodnota (ak to spĺňa podmienky nastavení)
• Požadujem ubytovanie - možnosť označenia; viditeľné iba v prípade, že je povolené v nastaveniach
  • Žiadosť o ubytovanie
• Poznámka

Položky

• Nová položka - vytvorí novú položku vnorenú do cestovného príkazu
• - Import z knihy jázd - otvorí prehľad knihy jázd, kde je možné vybrať položky, ktoré sa majú importovať do cestovného príkazu, takáto importovaná jazda sa označuje ikonou vozdila ktorou je možné otvoriť okno jazdy a upravovať ju
• - Export do knihy jázd - označné položky sa exportujú do knihy jázd
• Opraviť položky *1 - automat sa pokúsi opraviť chyby v položkách. Nie každú chybu je možné opraviť automatom.
• Začať vyúčtovanie *2 - jednoduchý sprievodca vyúčtovaním ukončený odoslaním cestovného príkazu na ďalšie schvaľovanie
• Prepočítať celkový čas *2 - podľa dochádzkového intervalu upraví časy v položkách
• *Prepočítať stravné náhrady *2 - otvorí formulár prepočtu stravných náhrad
• *Prepočítať palivo *2 - v prípade, že sa uskutočnila jazda na súkromnom vozidle otvorí formulár prepočtu paliva
• Výstup

Poznámka:

*1 Je viditeľné iba ak je medzi položkami prázdny časový úsek

*2 Je viditeľné iba po schválení plánu cesty

Po použití sekundárneho tlačidla myšky sa otvorí okno s ďalšími možnosťami:

• Upraviť položku - otvorí okno na editáciu položky
• Zobraziť položku - otvorí okno zobrazenia položky
• Odstrániť položku
• Vytvoriť nasledujúcu položku - otvorí formulár položky s miestom a časom podľa konca označenej položky
• Vytvoriť spiatočnú položku - otvorí formulár položky so spätnou trasou podľa označenej položky
• Duplikovať položku
• Rozdeliť položku - otvorí formulár, s ktorým umožňuje rozdeliť položku na dve jazdy a tie sa následne dajú upravovať samostatne. Vhodné v prípade pridávania bodu zastavenia medzi pôvodnými.

Ďalej v tabuľke vidíme zobrazené sumáre a náklady cestovného príkazu:

• Sumáre
  • Počet položiek
  • Prejdená vzdialenosť
  • Celkový čas
• Náklady - podľa meny
  • Cena za nocľah
  • Cena cestovné
  • Stravné náhrady
  • Cena paliva
  • Ostatné náklady
  • Vreckové
• Sumáre nákladov - podľa meny
  • Záloha + platby kartou - celkové príjmy, ktoré zamestanec dostal na cestovný príkaz
  • Celkové náklady - celkové náklady na cestovný príkaz
  • Preplatok / Doplatok - celkové príjmy - celkové náklady

Položka

Položka cestovného príkazu značí jednu časť služobnej cesty, zvyčajne jazdu firemným vozidlom z miesta začiatku služobnej cesty do miesta služobnej cesty.

Hlavička

• Spôsob prepravy - Firemné vozidlo, Súkromné vozidlo, Verejná doprava
• Vozdilo - výber z číselníka vozidiel podľa spôsobu prepravy
• Priemerná rýchlosť - prepočítava sa podľa údajov dátum a čas odchodu, dátum a čas príchodu, Prejdená vzdialenosť, nepočíta sa pri Verejnej preprave
• Štát
• Začiatok
  • Mesto odchodu - textové pole, je možné vyberať z tabuľky trás podľa už zadaných písmen
  • Dátum odchodu
    • Zobraziť dochádzkové intervaly - pri kliknutí na ikonu lupy sa zobrazia dochádzkové intervaly a transakcie daného zamestnanca v zadanom dátume, podľa ktorej je možné upraviť čas (ak sa jedná o úpravu po ukončení služobnej cesty)
  • Čas odchodu
• Cieľ
  • Mesto príchodu - textové pole, je možné vyberať z tabuľky trás podľa už zadaných písmen
  • Dátum príchodu
    • Zobraziť dochádzkové intervaly - pri kliknutí na ikonu lupy sa zobrazia dochádzkové intervaly a transakcie daného zamestnanca v zadanom dátume, podľa ktorej je možné upraviť čas (ak sa jedná o úpravu po ukončení služobnej cesty)
  • Čas príchodu
• Vzdialenosť
  • Prejdená vzdialenosť - zadáva sa v kilometroch, je možné vzdialenosť uložiť do číselníka trás pre neskoršie použitie (uloží sa mesto odchodu, mesto príchodu, vzdialenosť a čas), v prípade súkromnej jazdy sa náklady prepočítajú automaticky podľa nastavení Náhrady - jazda súkromným vozidlom

Náklady

V záložke náklady sa evidujú náklady na danú položku cestovného príkazu.

Formulár nákladu sa skladá z nasledovných polí:

• Kategória
  • Ostatné - vedľajšie výdavky ako poplatok za telefón, internet, vstupné na výstavu, veľtrh, použitie garáže, poplatok za parkovanie, za diaľnicu, tunel, kompu, atď.
  • Palivo - cena doplnených pohonných hmôt
  • Ubytovanie - hotelový účet, alebo účet za súkromné ubytovacie zariadenie
  • Cestovné - cestovné lístky, letenky, ležadlá, lôžka, taxi, miestna pravidelná verejná doprava
  • Stravné - stravné náhrady, prepočítavajú sa automaticky, nie je možné ich upravovať
  • Náhrada za km - v prípade jazdy na súkromnom vozidle, prepočítava sa automaticky, nie je možné ich upravovať
• Popis
• Suma
• Mena
• Zaplatené služobnou kartou
• Poznámka
• Priložené súbory

V prípade kategórie Palivo sú ešte polia:

• Načerpané palivo
• Cena za liter

Doplňujúce informácie

Obsahuje polia:

• Štát
• Poznámka
• Priložené súbory

Schvaľovanie

Skladá sa z tlačidiel a vnútorného okna obsahujúceho údaje o stave schvaľovania. Teda skladajúceho sa z informácií o aktuálnom bode schvaľovania v ktorom sa cestovný príkaz nachádza, informáciach o predchádzajúcich krokoch požadovania/schvaľovania/neschválenia a nasledujúceho návratu cestovného príkazu do stavu Rozpracovaný. Každý krok sa zachováva v priebehu schvaľovania a je možné si prezrieť detaily žiadosti, resp. poznámku využiteľnú hlavne v prípade neschválenia, ako vypísanie odovodnenia neschválenia.

Tlačidlá:

• Požiadať o schválenie - otvorí sa okno Nová žiadosť
• Spracovať žiadosť - v prípade, že ste prihlásený ako schvaľovateľ, otvorí sa formulár spracovania žiadosti
• Výstup

Na jednotlivé záznamy priebehu schvaľovania sa dá kliknutím sekundárnym tlačidlom myšky. V prípade, že máte oprávnenie schvaľovania a žiadosť na daný cestovný príkaz Vám bola odoslaná, máte možnosť aj Spravovať žiadosť. Ďalej máte možnosť Zrušiť žiadosť a prezrieť si Detaily žiadosti.

Stav schvaľovania

Zobrazuje všetky kroky schvaľovacieho procesu a zároveň aktuálny krok schvaľovania, v ktorom sa cestovný príkaz mommentálne nachádza.

Priebeh schvaľovania

Zobrazuje zoznam všetkých krokov schvaľovania, ktoré cestovný príkaz absolvoval.

V prípade žiadateľ/schvaľovateľ zadal poznámku k žiadosti, táto poznámka sa zobrazí v riadku danej žiadosti.

Sekundárnym tlačidlom myšky je možné zobraziť detaily žiadosti, zrušiť ešte nespracovanú žiadosť a (v prípade schvaľovateľa) spravovať žiadosť.

Nová žiadosť

Okno nová žiadosť sa skladá z rozličných častí podľa nastavenia schvaľovania. Napríklad pri schvaľovaní pomocou Schvaľovanie po ceste, nadriadeným aj účtovníkom je nutnosť vybrať Schvaľovateľ - Nadriadeného s prípadnou poznámkou od žiadateľa pre vybraného nadriadeného a následne aj Schvaľovateľ - Účtovník s prípadnou poznámkou od žiadateľa pre vybraného účtovníka

---